Al momento de administrar una copropiedad es indispensable el manejo de la información y el mantenimiento de datos. Por eso, para hacer uso de información personal, es importante contar con una autorización y una política de privacidad, con el objetivo de dar un buen manejo de los datos que son suministrados.
Primero es importante resaltar que la Ley 1581 de 2012 define que: “Es necesario el consentimiento previo, expreso e informado del titular”, es decir, es indispensable que la persona dueña de la información apruebe y conozca cómo será utilizada. Y por otra parte es necesario realizar un registro de todas las personas que conforman la copropiedad para que pueda haber una buena comunicación entre el administrador de la propiedad horizontal, los residentes y colaboradores. Los datos que suelen solicitarse son: El nombre de cada propietario, número de cédula o identificación, número de contacto, correo electrónico y en algunas ocasiones certificaciones laborales o de estudio.
A continuación mencionaremos los procedimientos que se pueden utilizar al momento de solicitar la autorización los datos de residentes o colaboradores y algunas herramientas para proporcionar a la copropiedad la seguridad de que la administración y tratamiento de la información se está realizando de la mejor manera:
Autorización de los datos personales: Lo primero que se debe hacer es un documento donde se especifique el por qué y para qué se necesita la información solicitada, es recomendable ser muy específico sobre que se van a utilizar esos datos. Después de realizar dicho documento se pueden utilizar diferentes alternativas para recibir la aprobación por parte de residentes o colaboradores:
- Por escrito: La persona que suministra los datos debe firmar el documento realizado y se debe realizar una copia del documento en caso de querer ser verificado por parte del residente o colaborador.
- De forma oral: Al momento de requerir los datos, el administrador puede comunicar a la persona las razones de por qué necesita la información y así recibir la información de forma verbal, sin embargo, al no haber un soporte físico no es muy recomendable.
- Virtualmente: Una opción muy viable que optimizará tiempo es subir el documento de autorización a la página web de la copropiedad si cuenta con una, para que de esta forma cada persona pueda aprobar la autorización y política de privacidad dando clic en aceptar y proporcionar todos sus datos para realizar la verificación de la información.
Escrito por: David Quintero
