INTRODUCCIÓN

PORTEO TIC SAS., es una sociedad que presta a través de su producto PORTEO un servicio de  plataforma integral de seguridad y gestión comunitaria que ayuda a millones de usuarios a hacer su vida en comunidad segura y fácil.

PORTEO TIC SAS.,  ( O en adelante la empresa) está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información, de conformidad con  lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decretos 1377 de 2013, 1081 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen; en tal sentido adopta y presenta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales (en adelante política)  de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y funcionarios, según corresponda con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con la misma  como lo son: aliados, proveedores, clientes, empleados, colaboradores y cualquier otra persona natural de la cual se obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento lo realice   la empresa o  terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.

La Empresa, dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales al interior y externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su objeto social y la ley.

En virtud de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia  se consagra el derecho de Habeas Data  mediante  el cual cualquier persona puede  conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información, lo anterior en concordancia con lo establecido en el artículo 20 de la citada Constitución que dispone sobre el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.

Dando  cumplimiento de tales  derechos  PORTEO TIC SAS.,  sólo  recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales; para el caso nuestra Plataforma  exigirá  al titular que nos manifieste su consentimiento previo, expreso e informado seleccionando la casilla que dispone que ha leído y está de acuerdo con los términos y condiciones y con las políticas de privacidad.; En caso  que no seleccione dicha casilla antes de dar “click” en el botón “CREAR CUENTA”, los datos no serán almacenados en la base de datos de la empresa.

Esta sección de Política está destinada a ayudarle a comprender a nuestros usuarios qué información recopila PORTEO TIC SAS, por qué recopilamos dicha información y cómo tiene control  para actualizar, administrar o eliminarla.

Objetivo de la Política:

Con el presente documento, la Empresa establece el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable y vigente en Colombia  así como  la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que la Empresa realiza Tratamiento.

Responsable del  Tratamiento.

PORTEO TIC SAS.,  es una sociedad  de nacionalidad colombiana, domiciliada en Bogotá, con número de Identificación Tributaria (NIT)  901.491.900 – 8  y cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Cra 20 # 63A-36 Of. 502

Teléfono: 3243690331

Correo electrónico: info@porteoapp.com

Se aclara que este correo electrónico no es un canal de comunicación idóneo para interponer solicitudes de consulta, actualización, modificación y/o supresión de Datos Personales; estas solicitudes se rigen conforme al procedimiento dispuesto para el trámite de consultas, quejas y reclamos  de la presente Política.

Así mismo, la empresa  ejercerá directamente el tratamiento de los datos personales en cuestión, con sujeción a lo dispuesto en esta Política. No obstante, en caso de que dichas funciones sean transferidas a un tercero para que sea un encargado provisional o un encargado permanente del tratamiento de la información, el tercero designado se ajustará a los deberes consignados en el presente documento.

Definiciones.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen;  así como lo manifestado por la Superintendencia de Industria y Comercio Sic,  se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.

Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre el en bases de datos o archivos.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (su nombre, número de identificación, un rasgo físico etc)

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. (gustos, preferencias de las personas).

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público. (datos financieros y crediticios).

Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, (artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.)

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos. 

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales  (recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.)

Usuario: Toda persona natural o jurídica por si o x representación que acceda, utilice  o se encuentre registrado en la plataforma PORTEO

Principios Rectores para el Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales  por parte de PORTEO  TIC SAS.,  se realiza conforme a las normas generales y especiales sobre la materia para el caso lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales,  las demás normas vigentes y concordantes con la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

Principio de legalidad en el tratamiento de datos: En el Tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables, que rigen el Tratamiento de la misma y demás derechos fundamentales conexos así como las  disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley  aplicable  y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley aplicable, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012  demás normas concordante y en los términos de la misma.

Derechos de los Titulares.

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PORTEO TIC SAS. o sus  encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a PORTEO TIC SAS., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por PORTEO TIC SAS., o el encargado, previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento de los mecanismos de consulta y reclamo dispuestos en la presente Política.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que PORTEO TIC SAS.,  o su encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de  PORTEO TIC SAS.,  o su Encargado como responsables  del Tratamiento de los Datos Personales.   

Según lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012,  PORTEO TIC SAS.,  o su Encargado  tendrá los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar  y conservar  en las condiciones previstas en la presente política copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en especial para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes  de los Encargados.

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PORTEO TIC SAS., como responsable del tratamiento de datos personales, podrá contratar o delegar provisional o permanentemente a una persona jurídica o natural como Encargado y responsable del tratamiento de datos  personales. Dicha delegación o contratación se debe plasmar por medio de un documento escrito en el cual se indiquen las instrucciones y responsabilidades a desempeñar por parte del Encargado

Tratamiento al Cual serán sometidos los Datos Personales y la Finalidad del mismo.

PORTEO TIC SAS., realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación  entre otros) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de sus bienes y servicios.

• Recolección de datos de usuarios

• A través del acceso a páginas Web de la empresa.
• A través del acceso a la aplicación de la empresa, creando el usuario y contraseña.
• A través de llamadas telefónicas.
• Mediante encuestas realizadas a través de la Plataforma.
• Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
• Mediante la utilización de tecnologías como registros de servidor estándar, cookies y GIF transparentes (también conocidos como «web beacons»).
• Mediante boletines informativos enviados por correo electrónico. La empresa podrá ofrecer boletines informativos por correo electrónico con anuncios e información sobre sus Servicios. Si se registra para recibir un boletín de nuestra parte, recopilamos su dirección de correo electrónico.
• Correspondencia. Si se comunica con nosotros por correo electrónico, mediante un formulario de contacto en el Servicio, o por correo, fax u otro medio, recopilamos la Información personal contenida en su correspondencia y asociada a ella. Utilizamos esta información personal para responder a su correspondencia. También podemos usar su correspondencia para mejorar el Servicio.
• Mediante eventos realizados por la empresa.

• La recolección de datos personales de los prestadores de servicio o trabajadores

• A través de la hoja de vida.
• A través del contrato de prestación de servicio o de trabajo.
• En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
• A través de formulario en físico.
• En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
• Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos
• Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs., según corresponda.
• A través de la afiliación a las plataformas web ofrecidas por la empresa

• La recolección de datos personales de los socios

• A través de la suscripción de acciones.
• A través de oferta de acciones.
• Mediante reuniones de órganos directivos o asamblea generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
• A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.

• La recolección de Proveedores/ Aliados

• A través de ofertas de servicios.
• A través del intercambio de correos electrónicos.
• A través del contrato de cooperación.
• A través del contrato de prestación de servicios.
• A través portafolios de servicios.
• A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.

Finalidad

Los Datos Personales que recolecta PORTEO TIC SAS., son incluidos en una Base de Datos a la cual sólo  tiene acceso el personal autorizado de la empresa  en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección. La finalidad con la que se realiza el tratamiento de la información variará dependiendo de la naturaleza del titular de la misma, a saber:

• Usuarios

• El adecuado seguimiento y registro de nuestra clientela, tanto actual como potencial, incluida su información de contacto. Al respecto, se podrán realizar estudios de conocimiento del perfil de los  clientes, así  como  encuestas de satisfacción.
• Creación y administración de la cuenta del Usuario
• Realizar seguimientos y estudios comerciales.
• Propender por un mejor ofrecimiento de nuestra gama de servicios.
• Proveer a los Usuarios  información de los oferentes, a través de la página Web y aplicación, para formalizar la relación de consumo.
• Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación
• Realizar ofrecimientos o reconocimiento  de fidelidad   para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
• Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente a proveedores con los que la empresa  desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.
• Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo conforme a lo dispuesto en la Ley.
• Remitir información a los Encargados del tratamiento  según corresponda para facilitar y mejorar la calidad del servicio.
• Desarrollar estudios internos sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los Usuarios con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses, y así poder brindar un mejor servicio.
• Mejorar nuestras iniciativas comerciales y promocionales,  realizar su análisis  y poder perfeccionar nuestros Servicios.
• Suministrar los datos personales de los Usuarios a las entidades que intervengan en la resolución de conflictos  entre los mismos.
• Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o terceros; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
• Verificar el adecuado seguimiento y registro de nuestros Usuarios Aliados y Usuarios vendedores y compradores.
• Solicitar o realizar consultorías, auditorias, asesorías o servicios relacionados con los Usuarios Aliados y Usuarios vendedores y compradores.
• Promocionar los servicios de PORTEO TIC SAS.,  en las páginas web de nuestros  Aliados.
• Promocionar los servicios de nuestros Usuarios Aliados en la página web de PORTEO TIC SAS.
• Contacto para futuras contrataciones u ofertas.
• Transferir y transmitir sus datos personales a terceros aliados comerciales de PORTEO TIC SAS., 
• Portales de contacto mediante los cuales se ofrecen sus productos y servicios en la Plataforma de la misma, con el fin de hacer eficiente el contacto entre el Titular y el aliado comercial, en los términos del artículo 53 de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor)
• Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
• De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

• Trabajadores o Prestadores de Servicio:

• Organizar y sistematizar la información de todo nuestro Talento Humano.
• Constatar la información presentada en el proceso de selección y su aptitud para ocupar el cargo al que se postula.
• Cumplir con las obligaciones propias del contrato de trabajo o del contrato de prestación de servicios.
• Adelantar los procedimientos administrativos, contables y disciplinarios relacionados con el trabajador o prestador del servicio.
• Reportar la hoja de vida del trabajador o prestador de servicio dentro de la Empresa.
• Conservar la información  de residencia de los trabajadores o prestadores de servicio, para los fines empresariales pertinentes.
• Contactar a un familiar en caso de una emergencia presentada al interior de la Empresa.
• Suministrar la información personal y financiera a terceros para el pago de préstamos, viáticos, vuelos, libranzas o diferentes cuentas que informe.
• Previa notificación a las centrales de riesgo, realizar el reporte a entidades de control nacional o territorial (DIAN, UIAF, entre otras entidades).

• Para atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de PORTEO TIC SAS.,  previo cumplimiento del debido proceso.

• Contacto con el Trabajador o prestador del servicio dentro del proceso de selección específico.
• Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, indicadas en hojas de vida, formularios o documentos acompañados o entregados  durante el proceso de selección y/o que hayan sido ingresados y/o incorporados de manera directa por el Candidato en los Sistemas de Información.
• Prevenir el fraude o el uso inadecuado de la información, programas, instalaciones y/o equipos a los que en virtud de la relación laboral los trabajadores y/o colaboradores tengan acceso.
• De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

• Proveedores /Aliados

• La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores/aliados  se hará con el fin de contactar, gestionar y contratar o convenir los productos o servicios que  PORTEO TIC SAS.,   requiera para el normal funcionamiento de su operación
• Recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en la base de datos de PORTEO TIC SAS.,   
• Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores/aliados.
• Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Realizar declaraciones, contables, tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
• Mantener un registro de la información de proveedores/aliados.
• Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
• Verificar la información aportada por los proveedores/aliados, para controlar y prevenir el fraude.
• Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros  y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
• Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación PORTEO TIC SAS., de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
• Utilizar los datos para fines administrativos internos o comerciales.
• Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
• Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados. Envío de comunicaciones a través de cualquier canal: redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc., relacionadas con el objeto social de PORTEO TIC SAS.,  tales como a actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el titular a  PORTEO TIC SAS., entre otros.

Descargo de responsabilidad:

• Los Datos Personales de terceros que sean entregados a PORTEO TIC SAS.,  por parte de un Titular, tales como el número de teléfono de contacto de emergencia y nombre de contacto de emergencia, el número de teléfono o correo electrónico de un amigo, familiar o referido para la adquisición de un producto o servicio de éste se entienden cobijados por la Autorización previa que el Titular asume tener de manera anterior a la entrega de la información del tercero a  PORTEO TIC SAS., 
• PORTEO TIC SAS., no se hará responsable respecto de fugas de información o datos, mal uso, transferencias y demas actividades extras a las definidas dentro del rol de usuario administrador como tercero.

Autorización y Consentimiento del titular

El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.

Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.

Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.

Todos los visitantes de la Plataforma de  PORTEO TIC SAS. deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de PORTEO TIC SAS.

Se obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

Autorización para tratamiento de datos sensibles.

El tratamiento de los datos sensibles a los que se refiere el artículo 5º de la Ley 1581 de 2012 está prohibido a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6º de la citada ley.

Así las cosas cuando se trate de la recolección de datos sensibles acorde a lo ya expresado  se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
• No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Entendiendo que  PORTEO TIC SAS., se abstiene de prestar sus servicios a menores de edad, de conformidad con los términos y condiciones que se encuentran en la Plataforma, en principio, no realizará ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. No obstante, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar los servicios ofrecidos por PORTEO TIC SAS deberán hacerlo a través de su representante legal, la Empresa garantizará, como responsable del Tratamiento, que dichos datos serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigente. En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.

Transferencia  Internacional de datos personales.

En el evento que PORTEO TIC SAS. en el ejercicio de sus actividades propias, utilice, transmita o transfiera  internacionalmente Información Protegida, garantizará el  cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial el Artículo 26, y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen

La Empresa en el giro ordinario de sus negocios podrá incorporar la Información Protegida dentro de los Sistemas de Información. PORTEO TIC SAS., como Responsable del Tratamiento garantiza que los Sistemas de Información cumplen en su integridad las Políticas y el Marco Normativo, y en consecuencia, garantiza que cualquier Titular podrá: (i) conocer en cualquier momento la información que reposa en los Sistemas de Información; (ii) solicitar la actualización o rectificación de los datos allí incorporados; y (iii) solicitar según corresponda la supresión de sus datos notificando a PORTEO TIC SAS., para lo cual se seguirá el procedimiento establecido dentro del presente documento. El Titular reconoce con la aceptación de la Política que, de presentarse una venta, fusión, consolidación, cambio de control societario, transferencia sustancial de activos, reorganización o liquidación de la Empresa, ésta podrá transferir, enajenar o asignar la Información Protegida a una o más partes relevantes, incluidas Sociedades Vinculadas

Recopilación pasiva de información pasiva

Cuando visita nuestro Servicio, parte de la información se recopila automáticamente. Por ejemplo, cuando accede a nuestro Servicio, recopilamos automáticamente cierta información, que puede incluir la dirección de Protocolo de Internet (IP) de su navegador, su tipo de navegador, la naturaleza del dispositivo desde el que está visitando el Servicio (por ejemplo, una computadora personal o un dispositivo móvil), el identificador de cualquier dispositivo portátil o dispositivo móvil que pueda estar utilizando, el sitio web que visitó inmediatamente antes de acceder a cualquier Servicio basado en la web, las acciones que realiza en nuestro Servicio y el contenido, características y actividades a las que accede y participa en nuestro Servicio. También podemos recopilar información sobre su interacción con los mensajes de correo electrónico, como si abrió, hizo clic o reenvió un mensaje. Podemos recopilar esta información de manera pasiva utilizando tecnologías como registros de servidor estándar, cookies y GIF transparentes (también conocidos como «web beacons»). Utilizamos información recopilada pasivamente para administrar, operar y mejorar el sitio web y nuestros otros servicios y sistemas; y además para mejorar la efectividad de la publicidad en nuestro Servicio y para proporcionarle anuncios y otro contenido que se adapte a usted. Si vinculamos o asociamos cualquier información recopilada a través de medios pasivos con información personal, o si las leyes aplicables nos obligan a tratar cualquier información recopilada  a través de medios pasivos como información personal, tratamos la información combinada como información personal según esta Política. De lo contrario, usamos y divulgamos información recopilada por medios pasivos en forma agregada o de otra manera en una forma de identificación no personal. Además, tenga en cuenta que los terceros, como las empresas que muestran anuncios en el Servicio, o los sitios o servicios proporcionados por terceros («Sitios de terceros») que pueden estar vinculados hacia o desde el Servicio, pueden establecer cookies en su disco duro, conducir o utilizar otros medios de recopilación pasiva de información sobre su uso de sus servicios, sitios o contenido de terceros. No tenemos acceso ni control sobre estos medios de terceros de recopilación pasiva de datos.

USO DE COOKIES

Las Cookies/datos de navegación son pequeños archivos de información enviados por un Portal o Aplicación web y que se almacenan en el navegador del usuario. A través de las Cookies, tanto propias como de terceros, los Portales recuerdan información sobre la visita de los usuarios, su actividad en el Portal, sus preferencias de navegación con una duración limitada en el tiempo, ésta  se  utiliza con el fin de conocer los intereses, el comportamiento y la demografía de quienes visitan la Plataforma, y así comprender mejor sus necesidades e intereses, y darles un mejor servicio, o poder proveerles información relacionada así con nuestras ofertas,  iniciativas comerciales y promocionales.

Las Cookies se crean y/o actualizan en el dispositivo del usuario de manera automática, cuando éste accede al portal de PORTEO TIC SAS, esto permite a la empresa o a terceros que contrate según corresponda a realizar seguimiento a las Cookies del usuario y, por ende, a la información que estas Cookies contienen u obtienen del usuario. Es importante aclarar que las Cookies solo son leídas por el sitio web que las creó y la información sólo será accedida por la Empresa o el tercero que la represente.

Así las cosas los usuarios de la plataforma conocen y aceptan que PORTEO TIC SAS., podrá utilizar un sistema de seguimiento mediante la utilización de cookies, que le permitirán facilitar el proceso de registro en la plataforma, así como otorgar a los usuarios un acceso más rápido y seguro a los servicios seleccionados dentro de la misma, personalizándolos  facilitando así a cada usuario información o publicidad en atención al uso y comportamiento que este haya tenido en la red, brindando una mejor experiencia y mejor rendimiento en la navegación dentro de la plataforma.

Adicionalmente puede realizar análisis y estudios de la información recolectada, con el fin de mejorar los productos y servicios que la Empresa ofrece a los usuarios.

Se establece que la instalación, permanencia y existencia de las cookies en el computador del Usuario depende de su exclusiva voluntad y puede ser eliminada de su computador cuando así lo desee. El usuario puede deshabilitar tanto la instalación de las Cookies como el uso de estas por parte de PORTEO TIC SAS., Si éste no quiere que su información personal sea recogida a través de Cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web. Los Usuarios deben consultar a su navegador web para obtener instrucciones sobre cómo cambiar la configuración de Cookies. No obstante, es importante señalar si un navegador web no acepta Cookies, algunas de las funcionalidades de la Página Web, la Aplicación y/o las Páginas Vinculadas podrían no estar disponibles o no funcionar correctamente. PORTEO TIC SAS., no controla el uso de cookies por parte de terceros

E-mails y notificaciones

PORTEO TIC SAS., ,podrá enviarle e-mails como parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de sus servicios, a saber:

• Luego del proceso de registro, notificándole los datos de su cuenta
• E-mails con noticias y novedades
• E-mails promocionales para ofrecer servicios relacionados.

Atención de peticiones, consultas, quejas o reclamos

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, PORTEO TIC SAS  habilitará  el canal de acceso correspondiente.

Todas las comunicaciones, peticiones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas al Área Jurídica de PORTEO TIC SAS, a través de atención electrónica:  El Titular podrá realizar su requerimiento al siguiente correo electrónico: pqrdata@porteoapp.com

Las pautas para atender consultas y reclamos:

Las peticiones, consultas, quejas o reclamos deberán ser formulados por escrito  y ser enviadas por correo electrónico a la dirección :  pqrdata@porteoapp.com éstas deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular: Nombre, apellidos y copia del documento de identidad.
• Descripción clara y sucinta los hechos que dan lugar al reclamo
• Lo que se solicite, de forma clara y precisa.
• Documentación que se quiera presentar como prueba.
• Dirección de notificación del Titular, física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
• En caso de que los mecanismos de consulta y reclamo vayan a ejercerse por intermedio de apoderado, se deberá aportar el poder para poder dar inicio al trámite. Igualmente, cuando se actúe en representación de una persona jurídica, deberá allegarse prueba de la condición de representante legal o contractual de la misma.

Una vez recibida la consulta, queja o reclamo la Empresa le otorgará un número de radicado para que la persona pueda hacer seguimiento a esta. Si la consulta o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba la consulta, queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la consulta, queja o reclamo completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «consulta/reclamo en trámite” (junto con el número de radicado) y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término que tiene la Empresa para responder las consultas es de diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la misma. En caso de no poder dar respuesta dentro de este término, se debe informar al interesado los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se resolverá la consulta; fecha que no puede ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

Por otro lado, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, salvo que, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión  de datos

Se establece que en cualquier momento los Titulares podrán solicitar la eliminación de su información de la base de datos de la Empresa, por medio del procedimiento que se detalló en el punto de atención a consultas, Quejas y Reclamos.

No obstante lo anterior, la solicitud de limitación del uso y divulgación de los Datos Personales no procederán cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan;
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

El Titular podrá solicitar la supresión y/o revocatoria de Autorización parcial o total de sus Datos Personales, las cuales se explican a continuación:

– En caso de la solicitud de supresión y/o revocatoria parcial de los Datos Personales, la misma puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados (por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado), pero se mantienen a salvo otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la Autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo. Por lo anterior, se deberá indicar entonces con cuál Tratamiento el Titular no está conforme, para proceder a la supresión y/o revocatoria parcial de los Datos Personales.

– Por su parte, la supresión o revocatoria de la Autorización total implica que  PORTEO TIC SAS.,  deba dejar de tratar por completo los Datos Personales del Titular.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

Área responsable de la atención

Para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de la información, por favor no dude en contactar a nuestra Área Jurídica  a través de atención electrónica al siguiente correo: pqrdata@porteoapp.com

Políticas de seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes PORTEO TIC SAS., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar seguridad a los registros e información protegida  de los titulares evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El Administrador de la Base de Datos velará por la seguridad de las Bases de Datos y vigilará la debida aplicación de la Política de Privacidad.

Modificaciones de las Políticas de Privacidad

PORTEO TIC SAS., podrá modificar en cualquier momento esta Política de Privacidad. Cualquier cambio será efectivo apenas sea publicado en la Plataforma. Dependiendo de la naturaleza del cambio podremos anunciar el mismo a través de: (a) la página de inicio de la Plataforma, o (b) un e-mail. En todo caso, el continuo uso de la Plataforma implica la aceptación por parte del Usuario de estos cambios. Si Usted no está de acuerdo con nuestra Política de Privacidad vigente, por favor abstenerse de utilizar la Plataforma.

Vigencia

La presente Política de  Privacidad y Tratamiento de Información Personal  estará vigente a partir de la fecha de su publicación. La Empresa se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la Empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente tributarias laborales y contables, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la Empresa o una obligación contenida en un contrato entre la misma y Titular que sustente su permanencia.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES

De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013, 1081 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por PORTEO TIC SAS., y demás normas concordantes,  sobre el tratamiento de la información que contenga datos personales así como habeas data, manifiesto y declaro que : 

• Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a PORTEO TIC SAS.,  para que en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregaré, en virtud de las relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de las actividades misionales y de apoyo que  ejecuta de acuerdo con sus estatutos, su objeto social, y la ley.

• Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del tiempo en el que pueda llegar a consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con PORTEO TIC SAS.

• Manifiesto que me fue informado que en caso de recolección de mi información sensible, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados, así entonces me fue explicado que los datos sensibles son aquellos que afectan mi intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Así mismo, manifiesto que me fue informado que en caso de recolección de información sobre niños, niñas y adolescentes, tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.

• Declaro que se me informó que mis derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes especialmente los siguientes: a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información. f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por PORTEO TIC SAS., para la atención al público, a través del correo electrónico: pqrdata@porteoapp.com

Por lo anterior, otorgo mi consentimiento a  PORTEO TIC SAS.,  para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta en http://www.porteoapp.com a la que tuve la oportunidad de acceder antes de suscribir la presente autorización.

Declaro que la presente autorización me fue solicitada y fue otorgada por mi parte, antes de realizar la recolección de mis datos personales y la cual acepto de forma libre y voluntaria declarando además que la he leído en su totalidad.

___________________________________________________________

Nombre: __________________________________________________

Identificación: _____________________________________________

Fecha: ____________________________________________________